Social Cheats

"Biarkan aku mentransfer teleponmu." Apa yang terlintas dalam pikiran Anda ketika Anda mendengar kata-kata itu? Apakah Anda memiliki visi untuk ditahan, menunggu orang lain menelepon, mengulangi apa yang baru saja Anda katakan, dan kemudian mendengar sekali lagi, "Biarkan saya mentransfer telepon Anda?" Perasaan frustrasi muncul dan kepercayaan diri Anda pada perusahaan yang Anda hubungi mulai berkurang. Ini adalah permainan telepon musik yang dimainkan dengan nada yang tidak dinikmati siapa pun.

Jika Anda tidak suka ditransfer dari orang ke orang melalui telepon, pelanggan Anda juga tidak peduli. Ada beberapa cara untuk mentransfer penelepon tanpa membuat lebih banyak masalah di sepanjang jalan.

Dengarkan masalah penelepon. Sekalipun Anda merasa segera tahu apa yang diinginkan orang dan siapa yang dapat membantu mereka, dengarkan mereka. Jangan menyela. Anda dapat mempelajari sesuatu yang akan mengubah pikiran Anda tentang cara menangani panggilan.

Hindari mengucapkan kata "transfer." Beri tahu orang-orang bahwa Anda perlu "mengirim" panggilan mereka ke departemen atau karyawan lain. Tawarkan untuk "menghubungkan" mereka atau "menghubungkannya" dengan orang lain. Menggunakan istilah yang berbeda dapat menyelamatkan penelepon Anda dari kecemasan yang tidak semestinya dan sesama karyawan dari harus berurusan dengan pelanggan yang tegang.

Periksa untuk memastikan bahwa orang yang Anda kirimi panggilan sebenarnya ada. Pelanggan Anda tidak akan senang jika panggilan tiba-tiba masuk ke kotak suara. Jika Anda tahu bahwa orang yang dapat membantu tidak ada, tanyakan sebelum mentransfer penelepon ke pesan suara. Mereka mungkin lebih suka rute lain.

Pastikan Anda memiliki orang yang tepat sebelum menghubungkan panggilan. Jika Anda tidak yakin, minta penelepon untuk menunggu saat Anda memeriksa. Beri tahu penelepon mengapa Anda harus mentransfernya.

Berikan nama pemanggil Anda dan nomor langsung orang yang Anda tuju panggilan. Dengan begitu, jika ada pemutusan, pelanggan Anda tahu siapa yang harus ditanyakan ketika mereka menelepon kembali. Jika Anda memiliki kemampuan untuk tetap terhubung dan membuat pengantar, itu semua lebih baik.

Jika Anda ingin memberikan layanan pelanggan yang akan menyenangkan penelepon Anda, tawarkan nama dan nomor telepon Anda dan undang orang untuk menelepon Anda kembali jika kebutuhan mereka tidak terpenuhi atau pertanyaan mereka tidak dijawab. Mentransfer panggilan secara bijaksana dan hati-hati mencerminkan secara positif seluruh organisasi Anda dan akan menghilangkan telepon musik.

(c) 2006, Lydia Ramsey. Seluruh hak cipta. Hak cetak ulang diberikan selama artikel dan by-line diterbitkan secara utuh dan dengan semua tautan dilakukan secara langsung.