Social Cheats

Tanyakan kepada banyak pemilik usaha kecil apa yang menyediakan layanan pelanggan yang hebat dan Anda memiliki jawaban seperti, bersikap sopan, melayani dengan segera, menepati janji Anda, dll. Tetapi di zaman teknologi tinggi ini, kita cenderung lupa bahwa surat sederhana itu hanya sebagai peran penting dalam memastikan layanan pelanggan yang baik. Namun berapa kali Anda menerima 'surat permintaan maaf' yang membuat Anda semakin tidak puas? Pesan yang disampaikannya, bahasa yang digunakan - semuanya dirancang untuk mengakhiri Anda!

Dengan pemikiran yang cermat, surat yang dibuat dengan baik dapat memberikan kenyamanan kepada pelanggan yang mengeluh dan meningkatkan reputasi Anda sebagai bisnis yang berfokus pada pelanggan. Pada artikel ini saya akan membagikan beberapa tips tentang cara menulis surat yang bagus.

<b> Untuk apa kamu menulis? </b>

Untuk menulis surat yang bagus, Anda harus berada dalam kerangka berpikir yang benar. Apakah Anda menulis untuk menangani keluhan, menjawab pertanyaan, atau mengucapkan terima kasih karena telah melakukan pemesanan? Membingkai surat dalam konteks yang benar berarti Anda akan menggunakan bahasa yang sesuai dan nadanya akan benar. Cobalah menulis surat terima kasih seolah-olah Anda menanggapi keluhan - pesannya sangat berbeda.

Sebelum meletakkan pena di atas kertas, pikirkan sejenak dan tentukan tujuan atau sasaran Anda.

<b> Nyatakan tujuan Anda </b>

Mulailah dengan merangkum mengapa Anda menulis. Buka surat Anda dengan mengatakan bahwa Anda merespons permintaan, atau untuk menyelesaikan masalah yang mereka miliki. Ini menjelaskan kepada pembaca mengapa Anda menghubungi mereka dan menempatkan mereka pada kerangka berpikir yang benar untuk menerima pesan Anda. Ringkasan pembukaan akan menarik perhatian mereka.

<b> Sertakan W.I.I.F.M. </b>

Tidak, ini bukan stasiun radio yang tidak jelas! WIIFM singkatan dari 'Apa untungnya bagi saya?' Untuk benar-benar melibatkan pelanggan Anda dan menjadikan mereka di pihak Anda, Anda harus memasukkan manfaat untuk mereka. Mereka harus mendapatkan sesuatu dari surat Anda sehingga mereka merasa puas. Apa yang bisa menjadi WIIFM mereka? Keluhan mereka dapat diselesaikan; mereka mungkin mendapatkan voucher diskon; layanan prioritas pada saat mereka menggunakan Anda. Jika kepatuhannya kecil, permintaan maaf yang sederhana dan tulus mungkin cukup!

Pelajari surat Anda dengan hati-hati dan pastikan Anda memiliki momen WIIFM.

<b> Jangan katakan ‘Saya’ </b>

Sedapat mungkin, hindari membuang sampah sembarangan dengan saya. Pembaca akan merasa sulit untuk terhubung dengan Anda jika mereka menerima surat 'saya, saya, saya'. Tinjau surat-surat Anda dan sedapat mungkin gantikan 'Saya' dengan 'Anda'. Ubah fokus ke pembaca. Buat mereka merasa dihargai.

<b> Tulis saat Anda berbicara </b>

Saya lupa berapa kali saya menerima surat, yang seolah-olah ditulis pada awal 1900-an! Dikemas penuh bahasa yang membosankan, kaku, dan ketinggalan jaman - terlalu formal. Gaya penulisan Anda harus mencerminkan cara Anda berbicara. Bagaimanapun, menyediakan layanan pelanggan yang baik sebagian karena bagaimana Anda berinteraksi atau berkomunikasi dengan klien Anda dan surat memainkan peran penting.

Jadi, tinjau surat-surat Anda dan singkirkan frasa-frasa yang Anda pelajari dalam pelajaran menulis surat sekolah!

<b> "Tolong lakukan ini ..." </b>

Setelah menulis surat yang hebat, Anda tidak ingin surat itu berakhir dengan sia-sia. Memiliki tindakan yang jelas berorientasi pada penutupan. Pastikan pembaca Anda tahu apa yang Anda harapkan darinya selanjutnya - "hubungi saya sehingga kami dapat mendiskusikan ide ini secara lebih mendalam", "Isi formulir terlampir dan letakan di pos", "kirimi saya pesanan" (sedikit kirim saya pesanan) (sedikit) mungkin kuat tapi pasti to the point!).

Ajakan bertindak yang mantap adalah cara yang bagus untuk menyelesaikan surat dan meninggalkan pelanggan tanpa ragu apa yang harus dia lakukan selanjutnya - elemen lain dari layanan pelanggan yang baik.

<b> Minta seseorang untuk memeriksa surat Anda </b>

Jika Anda menulis surat yang sangat penting atau yang berisi pesan rumit, sebaiknya minta seseorang untuk membacanya. Ini bukan hanya untuk memeriksa ejaan Anda tetapi juga untuk memeriksa keterbacaan. Apakah struktur pesan yang ingin Anda sampaikan jelas dan dapat dimengerti? Anda akan kagum dengan apa yang akan diambil orang lain yang benar-benar Anda lewatkan!

Jadi, begitulah. Beberapa tips berguna tentang cara menulis surat yang luar biasa, yang selanjutnya akan menegakkan citra Anda dalam menyediakan layanan pelanggan yang luar biasa.